Με την εξάπλωση του COVID-19 πέρα από τα σύνορα και τις επικεφαλίδες των ειδήσεων να αυξάνονται, αυξάνονται και τα μέτρα για την αντιμετώπιση του ιού. Δεδομένης της επιθετικής φύσης της ασθένειας, ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας – WHO έχει συστήσει ότι κάθε πολίτης πρέπει να διαδραματίσει το δικό του ρόλο για τον περιορισμό του – είτε είναι πιο επιμελής το πλύσιμο των χεριών, θέτοντας ένα προσωρινό σταμάτημα στα ταξίδια, ακυρώνοντας γεγονότα ή απλά μένοντας στο σπίτι.
“Στην τελική: δεν είμαστε στο έλεος αυτού του ιού.” Ο Γενικός Διευθυντής του WHO, Δρ. Tedros Adhanom Ghebreyesus, υποστηρίζει ότι, με την παγκόσμια αλληλεγγύη, ο κοροναϊός μπορεί να είναι η πρώτη πανδημία στην ιστορία που ελέγχεται με επιτυχία μέσα από μεμονωμένα μέτρα προστασίας.
Έτσι και οι επιχειρήσεις σε ολόκληρο τον κόσμο κάνουν το δικό τους αγώνα. Σε μεγάλο βαθμό αυτό σημαίνει υιοθέτηση μιας πιο απομακρυσμένης εργασιακής κουλτούρας. Και βλέπουμε αυτό να συμβαίνει σε μεγαλύτερη συχνότητα καθώς αυξάνονται οι ειδήσεις για τον κοροναϊό. Η Amazon ζήτησε από τους υπαλλήλους της στο Seattle να εργαστούν από το σπίτι. Το ροκ συγκρότημα Pearl Jam του Seattle έχει αναβάλει την περιοδεία της στη Βόρεια Αμερική. Το πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον θα κλείσει την πανεπιστημιούπολη μόλις το προσωπικό και οι σπουδαστές φύγουν για το εαρινό semester, επιλέγοντας να συνεχίσουν τα μαθήματα μέσω του διαδυκτίου για το υπόλοιπο εξάμηνο. Και στο Austin του Texas, αξιωματούχοι της πόλης έχουν ακυρώσει το δημοφιλές συνέδριο South by Southwest (SXSW) conference.
Παρόλο που φαίνεται ότι η εργασία κερδίζει έδαφος, για πολλές επιχειρήσεις αυτό είναι αναγκαστικά πιο δύσκολο από το αναμενόμενο. Σε ένα πρόσφατο webinar, η εταιρεία αναλυτών Gartner διεξήγαγε μια δημοσκόπηση για τους ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού από την Ασία / Ειρηνικό. Ενενήντα ένα τοις εκατό δήλωσαν ότι είχαν υλοποιήσει εργασίες από οικιακές ρυθμίσεις μετά τον κοροναϊό. Ωστόσο είχαν αναφέρει ότι οι δύο μεγαλύτερες προκλήσεις τους ήταν η έλλειψη τεχνολογικής υποδομής και η δυσφορία από τους εργαζόμενους στην απομακρυσμένη εργασία.
Όπως και εσείς, η Mitel παρακολουθεί την εξελισσόμενη επίδραση του κοροναϊού και διαμορφώνει καλύτερη εικόνα για το πώς θα επηρεαστούν οι πελάτες. Ως μέρος της δέσμευσής μας να σας βοηθήσουμε να συνεχίσετε να εργάζεστε με συνέπεια και ηρεμία, μοιραζόμαστε παρακάτω μαζί σας μερικές συμβουλές και οδηγίες που χρησιμοποιούμε για να κάνουμε την εργασία από το σπίτι πιο άνετη και αποτελεσματική:
Επιλέξτε τα κατάλληλα εργαλεία
Μια αποτελεσματική ρύθμιση απομακρυσμένης εργασίας είναι αυτή που είναι εξίσου καλή με την εργασία στο γραφείο, κάτι που απαιτεί όμως τον σωστό συνδυασμό εργαλείων και διαδικασιών. Δεν υπάρχει κάποιο μαγικό τέχνασμα· μερικές μέρες βίντεο είναι αυτό που χρειάζεστε και άλλες φορές η συνομιλία – chat και η κοινή χρήση αρχείων είναι πιο παραγωγικές. Η σωστή ρύθμιση για απομακρυσμένη εργασία θα σας δώσει μια σειρά από επιλογές μαζί με μια καλή σύνδεση με την ομάδα και τις επαφές σας. Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα συνδυασμό τον οποίο βρίσκουμε ότι είναι αποτελεσματικός:
Cloud-Based Solution
Πολύ συχνά, οι υπάλληλοι που εργάζονται από το σπίτι βρίσκουν με απογοήτευση ότι τα έγγραφα ή οι πληροφορίες που πραγματικά χρειάζονται αποθηκεύονται στον υπολογιστή πίσω στο γραφείο. Αυτό είναι μια από τις πιο κοινές προκλήσεις της εργασίας εξ αποστάσεως. Ωστόσο, όταν τα έγγραφα αποθηκεύονται στο cloud, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά από οποιαδήποτε τοποθεσία. Και δεν είναι μόνο έγγραφα που είναι εύκολα προσβάσιμα. Με το cloud, οι απομακρυσμένοι εργάτες μπορούν επίσης να αξιοποιήσουν το τεράστιο απόθεμα πληροφοριών του οργανισμού, από τα ημερολόγια ομάδων και workspaces, το υπολογιστικό φύλλο ενός συναδέλφου και τον εταιρικό κατάλογο.
Meeting Tools
Το σωστό εργαλείο συσκέψεων μπορεί να μετατρέψει απομακρυσμένες αλληλεπιδράσεις σε φυσικές συνεργασίες. Οι συναντήσεις MiTeam, για παράδειγμα, λειτουργούν άψογα, ώστε να αισθάνεται ο καθένας σαν να δουλεύει στο ίδιο δωμάτιο. Οι κλήσεις βίντεο με ένα κλικ επιτρέπουν ad hoc, πρόσωπο με πρόσωπο συνομιλίες. Μπορείτε όλοι να επεξεργαστείτε τα ίδια έγγραφα, να ενημερώνεστε για εργασίες, να μοιράζεστε οθόνες και να συνεργάζεστε σε πραγματικό χρόνο.
All-In-One Workspace
Ίσως το πιο πολύτιμο εργαλείο για απομακρυσμένη εργασία είναι αυτό που σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε φωνή, βίντεο, μηνύματα, παρουσία, ηχοδιάσκεψη, κινητικότητα και ομαδική συνεργασία από μια ενιαία εφαρμογή. Με μια εμπειρία επικοινωνίας που είναι συνεπής είτε βρίσκεστε στο γραφείο, στο κινητό είτε στο σπίτι, δεν έχει σημασία που εργάζεστε. Η σύνδεση και η συνεργασία γίνεται εξίσου εύκολη και απρόσκοπτη.
Η προσαρμογή στην απομακρυσμένη εργασία είναι απλούστερη με αυτό το είδος επιτηρούμενου χώρου εργασίας. Δυνατότητες όπως η διαδικτυακή συζήτηση και η κοινή χρήση αρχείων είναι πάντα διαθέσιμα ώστε να μπορείτε να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να αναθεωρήσουν, να ενημερώσουν και να επεκτείνουν τις πληροφορίες έργου. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε χρονοδιαγράμματα έργων, σημειώσεις συσκέψεων, λίστες εργασιών και σχόλια ad hoc. Τελικά, έχετε ό, τι χρειάζεστε για να αλληλεπιδράσετε και να εργαστείτε χωρίς προσκόμματα.
Δημιουργήστε κουλτούρα αποστάσεως εργασίας
Αν και η εργασία εξ’ αποστάσεως δεν είναι καινούργια, εσείς και η ομάδα σας μπορεί να μην είστε προετοιμασμένοι να εργαστείτε από το σπίτι για μεγάλες χρονικές περιόδους – ίσως εβδομάδες ή ακόμα και μήνες. Εδώ είναι τρεις τρόποι που μπορείτε να τους βοηθήσετε να προσαρμοστούν πιο γρήγορα.
Βοηθήστε τον καθένα για ορθό Setup
Έχοντας το σωστό εργαλείο συνεργασίας είναι το πρώτο βήμα. Είναι καλή ιδέα να υποβάλετε ερωτηματολόγια στους υπαλλήλους και να καταλάβετε περισσότερα για τα γραφεία τους στο σπίτι και εάν το εργασιακό περιβάλλον τους έχει ρυθμιστεί σωστά. Για παράδειγμα, έχουν ξεχωριστό χώρο για να εργαστούν μακριά από το υπόλοιπο νοικοκυριό; Είναι η ταχύτητα Wi-Fi επαρκής για σύνδεση μέσω βίντεο ή λήψη μεγάλων εγγράφων; Τα αποτελέσματα της έρευνας θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις κατάλληλες συστάσεις για τη δημιουργία οικιακών γραφείων καθώς και να κατανοήσετε τα κενά που ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε.
Ορίστε κατευθυντήριες γραμμές για επικοινωνία
Στο γραφείο, οι διευθυντές έχουν έναν ευκολότερο χρόνο παρακολούθησης της δραστηριότητας των εργαζομένων. Για παράδειγμα, γνωρίζουν πότε ένα μέλος της ομάδας τους απομακρύνεται από το γραφείο τους για να πάρει ένα φλιτζάνι καφέ. Σε ένα απομακρυσμένο σενάριο εργασίας όμως εάν ένας διευθυντής δεν μπορεί να φθάσει στον υπάλληλό του μπορεί να θεωρήσει ότι ένα έργο δεν έχει γίνει.
Η εργασία εξ’ αποστάσεως απαιτεί κάποιο βαθμό εμπιστοσύνης και η διαφάνεια συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης. Ορίστε τις προσδοκίες με σαφείς οδηγίες επικοινωνίας. Για παράδειγμα ζητήστε από τους υπαλλήλους να ορίσουν μηνύματα κατάστασης κάθε φορά που αποχωρούν από το γραφείο τους ή να συμφωνούν για το τι περιλαμβάνει επαρκή χρόνο ανταπόκρισης.
Η πρακτική μπροστά σε μια πανδημία
Ο χρόνος για να ξεκινήσετε την οικοδόμηση μιας κουλτούρας εξ’ αποστάσεως εργασίας είναι τώρα, πριν μια άσχημη εξέλιξη της πανδημίας μολύνει τις λειτουργίες σας. Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας να εργάζονται εξ αποστάσεως στέλνοντας τους στο σπίτι για εργασία για μια εβδομάδα ή περισσότερο. Μια δοκιμή με εντολή θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε τα σφάλματα, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά ακόμα και σε μια κρίση.
Υπάρχει ένα άλλο πλεονέκτημα της υιοθέτησης μιας εργασιακής κουλτούρας στο σπίτι: θα είστε έτοιμοι για ένα μέλλον που πιθανόν να περιλαμβάνει ένα σημαντικό μέρος του εργατικού δυναμικού που εργάζεται εξ αποστάσεως. Όπως επισημαίνει η Gartner, η ζήτηση για απομακρυσμένη εργασία θα αυξηθεί καθώς η Generation Z εισέρχεται στο εργατικό δυναμικό.
Θα χρειαστεί να οικοδομήσετε μια κουλτούρα και υποδομή που να επιτρέπει στους υπάλληλους να επικοινωνούν και να συνεργάζονται αβίαστα σαν να βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο, ακόμη και αν είναι μίλια ή ζώνες διαφοράς ώρας μεταξύ τους. Για το λόγο αυτό η εφαρμογή ενός μοντέλου “από το σπίτι” εξυπηρετεί δύο σκοπούς: ενισχύει την ικανότητά σας να αντιμετωπίσετε μια πανδημία και ανοίγει το δρόμο για το εργατικό δυναμικό του μέλλοντος.
Πηγή: Mitel Network Corporation, https://www.mitel.com/blog/what-to-do-in-a-pandemic
Επικοινωνήστε μαζί μας για λύσεις που μπορεί να σας προσφέρει η εταιρεί μας για το πώς να ξεκινήσετε μέσω της φόρμας επικοινωνίας στην ιστοσελίσα μας ή στο τηλέφωνο 22877555.
EL 
EN